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recomendaciones para escribir correos electrónicos

Los correos electrónicos son cosa del diario. Seguro tienes más recomendaciones, estas son sólo algunas, que considero nos pueden ayudar en pro de la eficiencia

1.- Sé conciso. No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Los mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse complicados de entender. Piensa no solo en lo que estás escribiendo sino en que lo entienda bien quien te va a leer

2.- Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prevé las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre cuándo será una determinada reunión, puedes también incluir dónde será y a qué hora. El receptor de tu mensaje te lo agradecerá. Y se evitarán más emails

3.- Ten cuidado con tu ortografía y gramática, tal y como si estuvieras escribiendo una carta en papel. Si te sirve escríbelo primero en word donde tienes corrector ortográfico. Todos tenemos al alcance un diccionario en internet. Si te falla mucho la ortorgafía pues hay que ir aprendiendo pero no dejes de mandar un mensaje por tener mala ortografía, a final de cuentas es preferible con fallas pero enviado.

4.- NO escribas tu mensaje en mayúsculas. Además de que se ve mal, en Internet eso significa GRITAR. Ocasionalmente puedes usarlas para resaltar la importancia, o negritas o subrayado.

5.- Es muy útil cuando un mensaje trae un título o asunto (subject) claro, y entre más corto mejor. Es útil mantener el mismo asunto sin modificar el texto (aunque a veces es necesario eso también). Recomiendo evitar mandar mensajes de correo sin título o sin asunto. Es recomendable evitar en la medida de lo posibles tratar varios asuntos en un correo. A menos de que el título indique que son varios asuntos. Yo por ejemplo: lo que pongo en un título cuando trato asuntos varios es “al corriente”. Pero el riesgo de poner varios asuntos es que alguno se quede en el limbo sin seguimiento.

6.- Evita poner fondos, dibujitos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que tu mensaje perderá formalidad (sobretodo en tu ámbito profesional). Además, al agregar “decoración”, aumentas el número de bytes a transmitir.

7.- Escribe un saludo cada que comiences un nuevo asunto o mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y hora) no es necesario que saludes nuevamente cada vez que envías una respuesta o comentario. Es como cuando tu llevas una conversación continua, no vas a decir “Hola” cada que comienzas a hablar. Bueno, esto es a juicio de cada quien.

8.- Cuando intercambies un mismo mensaje varias veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto es fácil, responde sobre el correo que te enviaron. NO respondas abriendo un “nuevo correo”. Esto le facilita a todos los involucrados seguir la conversación. Esto es particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día.

9.- Evita las “frases motivacionales”, distraen del propósito principal del mensaje.

10.- Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre, tu teléfono, tu dirección, y cualquier otra información pertinente. Hay maneras de que pongas una firma que aparezca siempre, sin necesidad de que estés tecleándola cada vez. Si tienes duda te puedo decir cómo.

11.- Revisa tu mensaje antes de hacer clic en “Enviar”. Te aseguro que evitarás posibles errores.

12.- Esto será más difícil pero puede funcionar entre la gente cercana. Cuando hay ocasión en que solamente vas a comfirmar de enterado o de recibido un correo que alguien te mandó recomiendo que pongas en el título o asunto (subject) del correo “OK” respetando el resto del título o asunto. Ejemplo:

El correo ha sido sobre:

“junta de la Unión de cooperativas” …

en varias comunicaciones que has tenido que responder y explicar cosas el asunto se ha transformado en

“RE: junta de la Unión de cooperativas” o en “FWD: junta de la Unión de cooperativas”.

Si no tienes nada que decir y recibiste un correo y sólo falta confirmar que lo recibiste puedes poner

“OK RE: junta de la Unión de cooperativas”

La persona que lo reciba ya no perderá tiempo en abrir tu correo, porque sólo dice “OK”

13.- Por último. Todas las plataformas de correos electrónicos tienen varias funciones que no usamos porque no las hemos descubierto. Dedícale un rato a examinarlas. Una muy útil que me he dado cuenta que no usamos o lo hacemos poco es la de “búsqueda”. Poniendo una palabra en la casilla te despliegan todos los correos que contienen esa palabra.

Esto te ayuda a evitar perder el tiempo y puede literalmente salvarte en urgencias,

Supongamos que tengo que enviar la presentación de la Unión a alguien. Si en la función de “búsqueda” dentro de mi correo escribo “Presentación Unión”, será fácil que encuentre la última presentación de power point que envié a alguien. Si la tengo que enviar, será mucho más rápido, localizar el email y darle click en “reenviar” (o “Forward” en inglés) ajustando mi texto en el cuerpo del correo y borrando lo que había en ese correo.

Si no encuentro un correo que me envió el sr. Pérez Pérez, tecleo entonces “Pérez Pérez” y me desplegará todos los correos de este sujeto. Aunque también para esto hay otra función de organizador de correos por persona.

14.- Mantén tu bandeja de correo disponible. Si se llena te perderás de cosas.

Violé la recomendación número 1, qué tal eh?

Si quieres compartir tus saberes escribe abajo la recomendación número 15! quizá a alguien le sirva!

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